Privacyverklaring

Uw rechten en vragen

Indien u wilt weten welke persoonsgegevens het RAZU van u heeft, dan kunt u daartoe een verzoek indienen (recht van inzage). U kunt ook vragen om uw gegevens te laten verwijderen indien daarvoor gegronde redenen zijn (recht van vergetelheid). Mochten wij uw gegevens onjuist of onvolledig hebben vastgelegd, dan kunt u een verzoek indienen om uw gegevens te wijzigen (recht op rectificatie).

Let op: Voor persoonsgegevens in overgebrachte archieven gelden andere regels dan voor persoonsgegevens die het RAZU zelf ontvangt en verwerkt. Onder ‘Persoonsgegevens in Archieven’ in deze privacyverklaring kunt u hierover meer lezen.

Voor een nadere toelichting op deze rechten verwijzen wij u naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens . Klik hier om naar de site van de autoriteit persoonsgegevens te gaan.
Vragen en verzoeken in verband met bovengenoemde rechten kunt u schriftelijk indienen bij:

Regionaal Archief Zuid-Utrecht
Ter attentie van W.A. Bakker
Karel de Grotestraat 30
3962CL Wijk bij Duurstede
Of per mail naar info@razu.nl

Indien u een verzoek voor het gebruik van deze rechten indient dan moet u zich persoonlijk identificeren. Dit kan eventueel digitaal via Microsoft Teams. U ontvangt een uitnodiging hiervoor nadat uw verzoek is ontvangen. Binnen 4 weken na uw identificatie ontvangt u van ons een reactie op uw verzoek.

Doeleinden

Op verschillende plekken en voor verschillende doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens. Wij maken daarbij onderscheid in de volgende verwerkingen:

• Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening op afstand of een bezoek aan onze website;
• Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening in de studiezaal;
• Persoonsgegevens die zich bevinden in de archiefbescheiden die door het RAZU duurzaam worden bewaard en voor onderzoeksdoeleinden ter beschikking kunnen worden gesteld aan het publiek.

In deze privacyverklaring leest u per onderdeel een nadere toelichting.

Verwerking van uw persoonsgegevens voor de dienstverlening op afstand

De website van het RAZU is gebouwd door Webwell bv. door gebruik van een WordPress-omgeving. De WordPress-omgeving wordt gehost door Yourhosting bv. en staat volledig op naam van het RAZU. Het grootste deel van de collectie wordt weergegeven via een ingeladen module van De REE Archiefsystemen. De aard, actualiteit en toegankelijkheid van de informatie op onze website heeft voortdurend onze aandacht.

De via deze website verkregen persoonsgegevens worden tot een minimum beperkt en alleen gebruikt op de wijze zoals omschreven in deze privacyverklaring. Het RAZU draagt zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van persoonsgegevens die worden verzameld via de website. Op deze wijze stellen wij zeker dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie of taak toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
Via de website verzamelt het RAZU voor de volgende processen persoonsgegevens:

• Formulieren voor het aanvragen van stukken, het opnemen van contact en het inschrijven voor de nieuwsbrief;
• Google Analytics website statistiek .

Formulieren

Voor het aanvragen van stukken, het indienen van een verzoek voor inzage van beperkt openbaar archief, het opnemen van contact met het RAZU en het inschrijven voor de nieuwsbrief maakt het RAZU gebruik van webformulieren. Bij elk formulier is de hoeveelheid persoonsgegevens die u moet opgeven tot een minimum beperkt. Het formulier is direct gehost in de website en maakt geen gebruik van servers van derden.

Afhankelijk van het formulier in kwestie moet u de volgende persoonsgegevens indienen:

• Uw naam (en voorletters)
• Uw adresgegevens
• Uw e-mailadres

Google Analytics

Het RAZU maakt gebruik van Google Analytics om statistische gegevens te verzamelen over het bezoek en gebruik van zijn website. Het gebruik van Google Analytics is toegestaan door de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP) mits een aantal maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens van bezoekers te maskeren. We hebben alle maatregelen uit de handleiding van het AP gevolgd. Dit betekent onder andere dat:

• het RAZU een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten met Google;
• het laatste deel van uw IP-adres, het zogenoemde laatste octet, is gemaskeerd;
• alle opties om gegevens te delen met Google-diensten zijn uitgezet;
• de Google Analytics cookies niet in combinatie worden gebruikt met andere diensten, Google of anderzijds.

Meer informatie over de cookies op de website van het RAZU vindt u op https://www.razu.nl/cookie-beleid

Social Media

Het RAZU maakt gebruik van social media. Om te voorkomen dat deze partijen u volgen op de website, heeft het RAZU geen plugins geïnstalleerd. De knoppen naar de social media kanalen zijn platte links zonder verdere tracking.

Verwerking van uw persoonsgegevens voor de dienstverlening op de studiezaal

Het RAZU beheert diverse archieven van gemeenten, particuliere organisaties, kerkgenootschappen en collecties van privépersonen. Dagelijks ontvangen wij verzoeken tot inzage in archieven.
Om archiefstukken aan u ter inzage te kunnen geven, om uw vragen te kunnen beantwoorden, of om bijvoorbeeld scans of kopieën van openbare (en niet-openbare) documenten op uw verzoek ter beschikking te stellen, hebben wij persoonlijke gegevens van u nodig.
Uiteraard worden uw gegevens zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld. Wij bewaren deze persoonsgegevens in een beveiligde omgeving en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u uw gegevens verstrekt.

Uw gegevens zijn alleen in te zien door personen die daartoe geautoriseerd zijn uit hoofde van hun functie. Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden.
De volgende persoonsgegevens worden van u geregistreerd als u op de studiezaal gebruik maakt van onze diensten:

• Naam, voorletters
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Handtekening

Persoonsgegevens in archieven

Het merendeel van de archieven die beheerd en bewaard worden door het RAZU is openbaar toegankelijk. Voor een klein deel zijn openbaarheidsbeperkingen vastgesteld. In dat geval zijn deze archieven of archiefbescheiden niet (online) te raadplegen en slechts onder strikte voorwaarden beperkt ter inzage op onze studiezaal. Vaak worden stukken beperkt in openbaarheid om de privacy van personen te beschermen.

Voor overheidsarchieven of archieven die bewaard worden op grond van ’het algemeen belang’ en/of voor historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek gelden afzonderlijke regels als het gaat om rechten van betrokkenen. Het gaat daarbij om persoonsgegevens van betrokkenen die nog in leven (kunnen) zijn. Dit kunnen algemene, bijzondere of strafrechtelijke gegevens zijn. Het is niet mogelijk om uw gegevens uit deze archieven te laten verwijderen of correcties daarop aan te laten brengen. U kunt wel een verzoek indienen om een eigen visie of aanvulling toe te voegen.
‘Bijzondere persoonsgegevens’ worden in de AVG als volgt omschreven:

• Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt;
• Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken;
• Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken;
• Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt;
• Gegevens over gezondheid;
• Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
• Genetische gegevens en biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon.

Hoewel geen bijzondere persoonsgegeven kunnen ook Burgerservicenummers voorkomen in moderne archieven. Het RAZU behandelt deze volgens de strenge (B) procedure.

Het RAZU heeft passende maatregelen en procedures vastgesteld om de privacy van betrokkenen te waarborgen. U vindt een uitgebreide beschrijving hiervan in het inzage en beperkingen beleid. Klik hier om het volledige beleid in te zien (pdf).
In deze privacy verklaring vatten we dit beleid beknopt samen.

Algemene persoonsgegevens (inzageprocedure A)

Archiefstukken die algemene persoonsgegevens bevatten zijn in principe gewoon raadpleegbaar. Voorop staat dat de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet wordt geschaad. Deze stukken vallen onder inzageprocedure A. Hierbij geldt:
• U moet een stuk aanvragen voordat u het kunt inzien;
• U bent verantwoordelijk voor het voorkomen van schade aan de persoonlijke levenssfeer;
• U krijgt na uw aanvraag een inzagebesluit. Dit inzagebesluit geeft u tot maximaal 1 jaar recht op het inzien van het bewuste archiefstuk. Daarnaast wordt het inzagebesluit door het RAZU voor 5 jaar bewaard als bewijsvoering en verantwoording;
• De beperkingen gelden voor alle soorten onderzoek en inzage, ook voor wetenschappelijk onderzoek.

Beperkt openbare archiefbescheiden of bijzondere persoonsgegevens (inzageprocedure B)

Voor archiefstukken waar een openbaarheidsbeperking op rust, of waar bijzondere persoonsgegevens in voorkomen, gelden strikte voorschriften. Deze stukken vallen onder inzageprocedure B. Een verzoek tot inzage nemen wij alleen in behandeling wanneer dit voorzien is van een heldere schriftelijke motivatie. U moet hierbij kunnen aantonen dat u voldoet aan één van de vier voorwaarden:

1. de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen is overleden;
2. u heeft de uitdrukkelijke toestemming van de perso(o)nen wiens archiefstukken met bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen;
3. u kunt aantonen dat het overleggen van een bewijs van overlijden of het vragen om uitdrukkelijke toestemming onmogelijk is of een onevenredige inspanning kost, en dat de raadpleging noodzakelijk is op grond van één van de uitzonderingsgronden genoemd in de AVG of de Uitvoeringswet AVG, zoals de noodzaak om de gegevens te gebruiken voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
4. raadpleging plaats vindt voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden. Hiervoor geldt een aparte procedure. Deze is in het inzage- en beperkingenbeleid nader is beschreven.

Register van verwerkingen

Het RAZU beschikt over een actueel register van verwerkingen, waarin alle individuele processen staan beschreven waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. U vindt het register van verwerkingen op onze website: https://www.razu.nl/verwerkingsregister

Vragen?

Heeft u nog vragen over het privacy-beleid van het RAZU, neem dan gerust contact met ons op via: info@razu.nl.