Gepubliceerd op 3 juni 2022 in Agenda.

Samenwerken.  Dat is iets wat iedere overheidsorganisatie doet. Wie naar de paragraaf Verbonden Partijen in de gemeentelijke of provinciale begroting kijkt ziet een veelvoud aan samenwerkingsvormen. Er zijn gemeenschappelijke regelingen, stichtingen, verenigingen, coöperaties, N.V.’s etc. Daarnaast werken overheidsorganisaties op meer informele manier samen, via convenanten, dienstverleningsovereenkomsten of ‘gewoon zoals het gaat’. Al deze samenwerkingsvormen leveren uitdagingen op het gebied van het informatiebeheer. Nu de Wet gemeenschappelijke regelingen wijzigt per 1 juli a.s. (en veel GR-teksten aangepast moeten worden), is het een goed moment de verschillende samenwerkingsvormen en de uitdagingen in het informatiebeheer eens onder de loep te nemen.

Daarom organiseren de Utrechtse archiefdiensten en de Interbestuurlijk toezichthouder Informatiebeheer van de provincie Utrecht samen een kennissessie over dit onderwerp. Langs vier thema’s worden ervaringen uitgewisseld, goede voorbeelden gedeeld en van fouten geleerd. De bijeenkomst is bedoeld voor ambtenaren die, op welke manier dan ook, betrokken zijn bij bestuurlijke samenwerking: juristen, informatiemanagers, regievoerders, informatiebeheerders, toezichthouders. Werkzaam bij een Utrechtse gemeente, gemeenschappelijke regeling, waterschap, provincie of een private samenwerking van Utrechtse overheden. Bereid om vragen, kennis en ervaringen te delen.

Ontvangst en registratie

Informatiebeheer bij Bestuurlijke Samenwerking: vertrekpunt

• Opening (Irmgard Broos, provincie Utrecht)
• De complexiteit van samenwerken en de eenvoud van informatiebeheer. (Erika Hokke, Regionaal Archief Zuid-Utrecht)
• Verandering van de Wet gemeenschappelijke regelingen: mogelijkheden voor informatiebeheer? (Jan Kippers, provincie Utrecht)
• Aan al het moois komt een eind: het beëindigen van een samenwerking. (Maxim ter Hedde, KokxDeVoogd)

Tafelgesprekken (ronde 1):

1. Een samenwerking aangaan: wat te regelen rondom informatiebeheer?
2. Samenwerkingsverbanden benaderen vanuit gezamenlijkheid.
3. Het beëindigen van een samenwerking: wat te regelen rondom informatiebeheer?
4. Private samenwerking en lichtvoetige samenwerking.

Tafelgesprekken (ronde 2):

1. Een samenwerking aangaan: wat te regelen rondom informatiebeheer?
2. Samenwerkingsverbanden benaderen vanuit gezamenlijkheid.
3. Het beëindigen van een samenwerking: wat te regelen rondom informatiebeheer?
4. Private samenwerking en lichtvoetige samenwerking

Wrap-up en vervolgafspraken

Borrel

Tafel 1: Een samenwerking aangaan: wat te regelen rondom informatiebeheer?

Het goed inrichten van informatiebeheer bij een bestuurlijke samenwerking blijkt niet altijd eenvoudig. De recent gepubliceerde Handreiking Inrichting Informatie- en archiefbeheer bij Samenwerkingsverbanden van LOPAI en KVAN geeft verschillende modellen, checklists en voorbeelden. Aan deze tafel bespreken we de toepasbaarheid van deze voorbeelden aan de hand van casussen. Vragen die de revue passeren zijn: ‘welk model in welke situatie’,  ‘zijn de modellen bruikbaar’,  ‘wat kunnen we gezamenlijk aanpakken’ en ‘welke handreikingen zijn er nog nodig’? In het tafelgesprek is voldoende gelegenheid om vragen te stellen en eigen casussen naar voren te brengen.

Tafel 2: Samenwerkingsverbanden benaderen vanuit gezamenlijkheid.

Vanuit gemeente, provincie of waterschap wordt regelmatig een samenwerkingsverband aangegaan waarin  taken worden gemandateerd aan dat samenwerkingsverband. De betreffende overheidsorganisatie blijft dan uiteindelijk verantwoordelijk voor de informatie. Dat geldt dan niet alleen voor informatiebeheer, maar kan bijvoorbeeld ook voor privacygegevens gelden. En hoe zorgen de samenwerkingsverbanden en gemeenten dat informatie veilig wordt uitgewisseld zodat geen datalekken ontstaan? In dit tafelgesprek gaan we kijken hoe de drie pijlers: AVG, informatiebeveiliging en informatiebeheer in gezamenlijkheid benaderd en gemonitord kunnen worden. Waar zitten de dwarsverbanden? Uw vragen, suggesties en opmerkingen zijn welkom!

Tafel 3: Het beëindigen van een samenwerking: wat te regelen rondom informatiebeheer?

Het afwikkelen van een samenwerking verloopt niet altijd goed op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Vooral als er bij het aangaan van het samenwerkingsverband geen duidelijke afspraken gemaakt zijn hierover. Aan de hand van een praktijkvoorbeeld wordt besproken wat er geregeld dient te worden om de samenwerking tot een goed einde te brengen op informatie- en archiefgebied. De ervaringen laten zien dat er meer te regelen is dan te bedenken waar de (digitale) dossiers bewaard moeten gaan worden. De gespreksleiders zijn benieuwd naar uw voorbeelden en denken graag mee over de vraagstukken die daarbij een rol spelen.

Tafel 4: Private samenwerking en lichtvoetige samenwerking

De paragraaf Verbonden Partijen in een begroting laat zien dat er verschillende soorten samenwerking zijn en niet alleen in de vorm van gemeenschappelijke regelingen. Stichtingen in het sociaal domein, een NV voor stadsherstel of voor regionale ontwikkeling, het bestuursconvenant U10 van verschillende gemeenten, een geprivatiseerd museum met in het beheer een overheidscollectie. Kortom, een woud van privaatrechtelijke en lichtvoetige samenwerkingsvormen, met een veel vragen ten aanzien van het informatiebeheer. Een onderwerp dat de laatste tijd meer voor het voetlicht lijkt te komen. Wat zijn de issues? Wat te regelen? Is een lichtvoetig samenwerking per definitie schimmig en een private organisatie buiten beeld? Wat is de reikwijdte van de Archiefwet bij deze samenwerkingen? Voldoende stof voor discussie en ruimte voor het bespreken van vraagstukken uit uw dagelijkse praktijk.

Praktische gegevens

Maandag 27 juni 2022, 13:00-16:00 uur (inloop vanaf 12:30 uur, aansluitend borrel tot 17:00 uur)

Huis voor de Provincie, Archimedeslaan 6, Utrecht

route- en overzichtskaart huis voor de provincie

plattegrond voor bezoekers provincie utrecht

https://9292.nl/utrecht/bushalte-rijnsweerd-noord

Organisatie

De kennissessie wordt georganiseerd door Interbestuurlijk Toezicht Informatiebeheer provincie Utrecht, Archief Eemland, Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen, Het Utrechts Archief en Regionaal Archief Zuid-Utrecht.