Gepubliceerd op 11 november 2022 in Nieuws.

Naast papieren archief zal het RAZU in de toekomst ook veel digitaal archief beheren en ontsluiten. Dit doen we in een digitale archiefbewaarplaats, ookwel een e-depot genoemd. Op 15 december 2021 besloot het bestuur van het RAZU dat de organisatie gaat voor een e-depot op basis van de informatiekundige visie ‘Common Ground’ van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Deze visie heeft als doel om de applicatie (het gebruik) los te koppelen van de opslag. Daarmee splitsen we ons het e-depot op in verschillende componenten (onderdelen met een eigen functie), zoals een goede zoekmachine of een virusscanner. Dit maakt dat we ons e-depot kunnen afstemmen op de wensen van onze inwoners en gemeenten.

Om ons project weer te geven hebben we in de eerste helft van 2022 een infographic gemaakt. Deze is gedeeld met de gemeenteraden van alle RAZU-gemeenten. Het e-depot is afgebeeld als een schip en heeft hierbij allemaal verschillende containers (de componenten). Daarnaast wordt in tekstblokken verdere uitleg gegeven over het e-depot.

In 2022 hebben de informatieadviseurs van het RAZU zich ook voorbereid op de ontwikkeling van het e-depot. Zo hebben ze een cursus Archimate gevolgd, waarmee het e-depot beter ‘op de tekentafel’ uitgebeeld kan worden. De adviseurs zijn vervolgens gestart aan de opstelling van een informatiearchitectuur, met daarin doelen, principes en eisen voor het e-depot. Op 1 november presenteerden informatieadviseurs Wietse Bakker en Bram Klapwijk dit aan de zes gemeenten die onder de gemeenschappelijke regeling van het RAZU vallen.

In 2023 wordt er begonnen met het inkopen en ontwikkelen van de eerste componenten. In 2025 zal er een werkend e-depot zijn, dat nog wel in de jaren daarna verder ontwikkeld en verbeterd moet worden.

Naast het eigen e-depot is het RAZU ook gaan samenwerken met regiopartners om na te denken over Common Ground en duurzame toegankelijkheid (hoe informatie over langere periode bewaakt, bewaard en ontsloten kan worden). De samenwerking, genoemd de ‘Kerngroep Common Ground & Duurzame Toegankelijkheid’, bestaat naast het RAZU uit de archiefdiensten RHC Vecht & Venen, Regionaal archief Rivierenland, het Waterlandsarchief, RHC Rijnstreek en Lopikerwaard en het Utrechts Archief. Daarnaast neemt ook de gemeente Utrecht deel aan deze samenwerking.