Gepubliceerd op [8 augustus 2022] in [Nieuws].

Sinds 2019 organiseert de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) samenwerkingsprojecten om de grip op overheidsinformatie te vergroten. In deze projecten waar organisaties uit het hele land aan deelnemen, wordt er nagedacht over hoe overheidsinformatie beter beheerd kan worden. Het RAZU heeft sinds 2021 aan meerdere van deze projecten deelgenomen.

Recentelijk is de werkgroep voor het project ‘Archiveren by design’ afgerond. De werkgroep was een vervolg op een eerder project over hetzelfde onderwerp. Waar het eerste project nadacht over wat Archiveren by design was en hoe het toegepast kon worden, heeft deze werkgroep zich gericht op praktische voorbeelden. Uiteindelijk zijn er zeven praktijkvoorbeelden opgeleverd door de groep, waarvan een door het RAZU.

Het doel van Archiveren by design is om het hele proces van informatie te onderzoeken en aan te passen zodat alle stappen die informatie doorloopt op elkaar aansluiten. Zo kan er bijvoorbeeld worden nagedacht over wat voor applicaties er nodig zijn en welke functionaliteiten deze moeten hebben, of alle huidige stappen in het proces efficiënt zijn en of de juiste mensen nu en in de toekomst de toekomst de informatie kunnen vinden.

De praktijkvoorbeelden zijn erg divers, waarbij er in enkele gevallen het hele proces van Archiveren by design al volledig is toegepast. Het praktijkvoorbeeld van het RAZU richt zich in dit geval op de eerste stappen van Archiveren by design. Kijkend naar het e-depot, stelt het RAZU de vraag hoe het e-depot het beste kan aansluiten op de informatieprocessen van de gemeenten. Hierbij onderzoekt het gericht de mogelijkheden van de informatiekundige visie ‘Common Ground’ bij de inrichting van een e-depot.

Het RAZU heeft in 2020 en 2021 een pilot e-depot gedraaid. Hierin is met name in 2021 onderzocht of en hoe Common Ground toegepast kan worden op een e-depot. De bijdrage van het RAZU aan de werkgroep Archiveren by design is op dit onderzoek gebaseerd. In 2022 is het RAZU begonnen aan de voorbereidingen van de implementatie van een e-depot dat gebaseerd is op Common Ground. In 2023 beoogt het RAZU te starten met de implementatie.

De zeven praktijkvoorbeelden zijn hier te vinden.