Gepubliceerd op 28 januari 2021 in Nieuws.

Het archief van de toekomst

De meeste mensen zullen bij het woord ‘archief’ denken aan dikke dossiers vol papier en prachtige oude charters. Hoewel het een kerntaak van een archiefdienst is om deze oude archieven te bewaren, en beschikbaar te stellen, moet ook het RAZU zich voor bereiden op het archief van de toekomst. Overheden zijn sinds de jaren ’90 steeds meer digitaal gaan werken. Ondertussen worden er bijna geen nieuwe papieren dossiers meer aangemaakt en verlopen de meeste werkzaamheden volledig via de computer. Door de verlooptijd tussen het werk van de gemeente en het moment dat een stuk naar het archief gaat, duurt het nog wel een paar jaar tot het RAZU de eerste digitale archieven ontvangt. Maar voordat het zo ver is moet er wel een digitale opslagplek beschikbaar zijn!

Op verkenning: de pilot

Het vinden van een opslaglocatie voor digitaal archief is in alle opzichten anders dan in het papieren tijdperk. In plaats van een betonnen bunker met klimaatinstallatie zoeken we een server met een firewall. We houden geen schimmels meer buiten, maar computervirussen. In plaats van de looproute van studiezaal naar kluis moeten we nadenken over het ophalen en presenteren van data. Zodanig dat inwoners en onderzoekers de data ook kunnen begrijpen en vertrouwen.

De ideale digitale archiefbewaarplaats, ook wel het e-depot genoemd, ligt niet op de plank bij de lokale computerwinkel. Het is een zoektocht en een verkenning, die het RAZU, samen met de gemeenten Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden in 2020 is aangegaan. De eerste fasen van deze pilot zijn inmiddels afgerond met een mooi rapport. Deze rapporten zijn vanaf vandaag te downloaden. De pilot gaat nog een jaar lang verder met belangrijke vraagstukken en als ultiem doel een helder beeld voor de toekomst van het digitale archief voor alle zes gemeenten van het RAZU.