Gepubliceerd op 8 januari 2021 in Nieuws.

In september 2020 stonden 69 dozen met archiefkopieën in een oud papiercontainer in Wijk bij Duurstede. Was dit een datalek? Dat lieten de gemeente en het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) onderzoeken. Dit onderzoek is klaar, hoewel er nog 7 dozen missen. De dozen stonden openbaar in de container. Inwoners konden daardoor mogelijk persoonsgegevens lezen. Dit wordt beschouwd als een datalek. Uit het onderzoek blijkt dat de archiefdozen bij het oud papier zijn gezet door een particulier. Hij deed onderzoek bij het RAZU. De betreffende onderzoeker was verantwoordelijk voor de kopieën en de verwerking ervan. Niet de gemeente of het RAZU. De drie onderzoeksrapporten staan op www.wijkbijduurstede.nl en www.razu.nl.

Wat stond er in de documenten en waarvoor zijn deze gebruikt?

‘De kopieën uit de archieven zijn rechtmatig gemaakt.’ Dit zegt directeur Ria van der Eerden van het RAZU. ‘Ze zijn gebruikt voor historisch onderzoek naar woningen in Wijk bij Duurstede tot 1995. Daarvoor heeft de onderzoeker onder andere kopieën gemaakt van bouwvergunningen, kadastrale gegevens en notariële akten. In de kopieën zijn vooral namen, adressen, beroepen en enkele documentnummers van (verlopen) rijbewijzen en een paspoort gevonden.’ Omdat hij zijn onderzoek had beëindigd, heeft de onderzoeker alle kopieën bij het oud papier laten plaatsen. ‘Dit had hij natuurlijk niet mogen doen. Hij had ze naar het RAZU terug moeten brengen voor vernietiging,’ zegt Ria van der Eerden.

Heeft u vragen over uw persoonsgegevens in de gevonden documenten?

Misschien vermoedt u dat uw gegevens bij de kopieën zaten en heeft u hier vragen over. Mail dan met dhr. Johan Ponjée, functionaris gegevensbescherming van het RAZU via fg@razu.nl. Of stuur een email naar mw. Ria van der Eerden via info@razu.nl.

Welke maatregelen nemen gemeente en RAZU?

‘Dit is een voorbeeld van hoe goed je moet opletten als je met persoonsgegevens werkt. Of met andere vertrouwelijke gegevens,’ zegt burgemeester Iris Meerts. ‘Wat is gebeurd, is erg vervelend. Onze inwoners moeten informatie krijgen over het datalek en de gevolgen ervan. Dat vinden wij als RAZU en gemeente belangrijk. Hoewel we beiden juridisch niet verantwoordelijk zijn, vinden wij dat we hiervoor onze maatschappelijke verantwoordelijkheid moeten nemen. Daarom heeft het RAZU een onverplichte vervolgmelding bij de Autoriteit Persoonsgegevens gedaan. We hebben ook extern advies gevraagd hoe we datalekken in de toekomst kunnen voorkomen. De adviezen uit de onderzoeksrapporten nemen wij over. We willen de voorgestelde maatregelen zo snel mogelijk uitvoeren. Op dit moment maken we daar samen een plan voor,’ zegt burgemeester Iris Meerts.

DRINGENDE OPROEP: breng de dozen die nog missen naar het RAZU

Het RAZU zoekt nog 7 dozen. Heeft u ze of weet u waar ze zijn? Neem dan contact op met mw. Ria van der Eerden of dhr. Wietse Bakker van het RAZU. Dat kan door te bellen met 088-530 0167 of te mailen via  info@razu.nl. Deze dozen zijn nodig om het datalek te sluiten. Het RAZU vernietigt de archiefstukken na controle van de inhoud ervan.

Dit zijn de acties van de gemeente en het RAZU na de vondst van de dozen

• De gemeente stelde de gevonden dozen met kopieën zo snel mogelijk veilig;
• Het RAZU onderzocht wat er precies in de kopieën stond;
• Het RAZU deed in september een voorlopige melding van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• Daarna lieten het RAZU en de gemeente door twee externe deskundigen onderzoeken of er wel of geen datalek was. En welke gevolgen dit heeft;
• Na de inhoud van de kopieën te hebben bekeken, vernietigt het RAZU ze. Zo voorkomen de gemeente en het RAZU, dat anderen toegang krijgen tot persoonsgegevens.