In de eerste helft van de 19de eeuw werden door het hele land plaatselijke volkstellingen gehouden. Genoteerd werd wie er op een bepaald moment woonden en op welk adres ze woonden. Halverwege de eeuw bleek een volkstelling in de zoveel jaar toch niet helemaal aan de wensen te voldoen. Mensen verhuisden en dan was niet meer duidelijk waar ze dan waren.
Op dat moment werden registers ingesteld waarin alle wijzigingen ook genoteerd werden. Hiermee waren de bevolkingsregisters geboren. Zo begint een register als volkstelling en staan bij elke persoon de wijzigingen vermeld. Als iemand verhuist staat erbij waarnaartoe en als iemand overlijdt staat ook de datum erbij. Nieuwe inwoners worden toegevoegd. Een nieuw geboren kind wordt bij het gezin van de ouders toegevoegd en nieuwe inwoners worden op hun nieuwe adres vermeld.
Bij veel wijzigingen werd zo’n register na een tijd slordig en onoverzichtelijk. Dan werden weer nieuwe lijsten gemaakt, gemiddeld werd eens in de twintig jaar een nieuw register opgesteld. Omdat ze handmatig werden overgeschreven was het onvermijdelijk dat er schrijffouten gemaakt werden. De gegevens over geboorte huwelijk en overlijden die in de bevolkingsregisters staan moeten onderzoekers dan ook altijd controleren in de betreffende burgerlijke stand akte.
Momenteel zijn er alleen wat lokale digitale bewerkingen van de registers maar is er nog geen generale zoekindex op internet beschikbaar. Het Utrechts Archief is bezig met een project om alle bevolkingsregisters te digitaliseren en van een index op personen te voorzien.
